Secretaria Acadêmica/ESMAC

A Secretaria Acadêmica da Escola Superior Madre Celeste é uma instância normativa, tem o objetivo de controlar as funções acadêmicas do aluno, por isso, desenvolver os procedimentos de anotar, registrar o desempenho desse aluno, identificando em cada curso, a integralização curricular de cada aluno, verificando também, as vagas abertas e preenchidas em cada curso. Além do objetivo principal, deverá também proceder à orientação acadêmica aos estudantes, bem como, acompanhar a legislação vigente.

• Funções acadêmicas básicas: admissão, matrícula, integralização, avaliação; certificação.
• Funções auxiliares: espaço acadêmico; tempo acadêmico; processamento acadêmico; assentamento acadêmico e a informação acadêmica.  

COMPETE À SECRETARIA ACADÊMICA

• Responder perante a Diretoria pelo expediente e pelos serviços gerais da Secretaria.
• Conhecer e aplicar a legislação de ensino.
• Organizar os serviços da Secretaria com todos os livros requeridos, de modo que concentre nela a escrituração, o arquivo, o fichário e a correspondência oficial da instituição.
• Cumprir e fazer cumprir as leis vigentes e despachos da Diretoria.
• Redigir e fazer expedir a correspondência da SEAC
• Trazer em dia a coletânea de leis, regulamentos, regimentos, instruções, despachos e ordens de serviços.
• Fazer conferência rigorosa dos dados e documentos pessoais dos alunos, extraindo com fidelidade o que for do interesse da escrituração escolar.
• Redigir, subscrever e divulgar, por ordem da Diretoria, instruções e editais, relativos à matrícula e inscrições diversas.
• Assinar, juntamente com a Direção, diplomas, certificados, fichas escolares e outros documentos emanados da secretaria.
• Receber, informar e despachar requerimentos e demais peças que possam constituir o expediente da Escola.
• Secretariar as solenidades de conclusão e colação de grau, de entrega de certificados, e outras que forem promovidas por ordem da Direção.
• Promover no devido tempo, com o conhecimento e autorização da Direção, a incineração de documentos, sempre atendendo a prazos previstos em lei e nunca antes de decorridos 02 (dois) anos de sua expedição.
• Participar da elaboração do plano de atividades da Escola referentes a sua área.
• Proceder à avaliação dos serviços, e auxiliares lotados na SEAC.
• Participar da avaliação anual da atuação da Faculdade.

LOCALIZAÇÃO

Secretaria Acadêmica – Graduação e Pós-graduação.
Prédio Administrativo - Bloco A
Estrada da providencia - Cidade Nova VII
Ananindeua - PA - Brasil   
CEP: 67110-000
Telefone: (91) 32731558  – ramal 206
Fax: (91) 32731558
Atendimento de 2ª à 6ª feira de 8h00 as 12h e das 14h as 21h 
E - mail: secretaria@esmac.com.br   

COORDENAÇÃO

Profª. Esp. Rita de Cássia Canto
Fone: (91)3032-8255
E-mail: ritacanto@esmac.com.br

EQUIPE

• João Ricardo Carvalho
• Márcia Regiane Nunes Maia
• Fernanda Souza de Freitas
• Raimundo Vandeci Pereira
• Aliene do Socorro Costa  

ESTRUTURA

• Setor de Registro  e  Controle da Graduação

          Compete e este setor:

• Assegurar o cumprimento da legislação vigente;
•  Propiciar documentação adequada para a matrícula e sua renovação;
•  Manter atualizado o sistema de controle acadêmico, ajustando-o às necessidades da legislação vigente;
• Manter atualizados os registros acadêmicos da Graduação;
• Compilar dados e estatísticas;
• Zelar pelo fiel registro dos dados;
• Manter em ordem os currículos, ementas e programas;
• Emitir documentos acadêmicos de Graduação e Extensão (atas, declarações, Históricos Escolares, Currículos, Guias de Transferências etc);
• Dar parecer em assuntos de natureza acadêmica, quando relacionados ao seu âmbito de atuação;
• Verificar a legalidade dos documentos;
• Manter em ordem os prontuários dos alunos.

• Setor de Registro e Controle da Pós-Graduação

Compete a este setor:

• Assegurar o cumprimento da legislação vigente;
• Propiciar documentação adequada para a matrícula e sua renovação;
• Manter atualizado o sistema de controle acadêmico, ajustando-o às necessidades da legislação vigente;
• Manter atualizados os registros acadêmicos da Pós-Graduação;
• Compilar dados e estatísticas;
• Zelar pelo fiel registro dos dados;
• Manter em ordem os currículos, ementas e programas;
• Emissão documentos acadêmicos de Pós-Graduação (atas, declarações, Históricos Escolares, Currículos, Guias de Transferências etc);
• Dar parecer em assuntos de natureza acadêmica, quando relacionados ao seu âmbito de atuação;
• Verificar a legalidade dos documentos;
• Manter em ordem os prontuários dos alunos.

• Setor de Arquivos Controle de Dados 

           Compete a este setor:

• Manter organizados prontuários e arquivos relativos à vida acadêmica dos alunos;
• Manter organizados os arquivos relativos à documentação acadêmica, oriunda dos cursos e programas;
• Gerenciar o sistema de controle acadêmico da Graduação;
• Manter atualizados os dados acadêmicos;
• Emissão relatórios estatísticos;

• Setor de Certificação

           Compete a este setor:

• Emissão de certificados;
• Emitir e registrar diplomas;

NORMAS ACADEMICAS

Em decorrência das particularidades e das necessidades da adoção de padrões unificados de procedimentos acadêmicos, a direção geral regularizou por meio de Instruções Normativas assuntos de natureza acadêmica indispensáveis à segurança, à eficácia e ao controle acadêmico desta Instituição de Ensino Superior.
Vale destacar que as normas assentadas são de competência interna da instituição, fundamentadas em leis, decretos, pareceres, portarias e resoluções de âmbito federal.

INSTRUÇÃO NORMATIVA N°01/2004
( matrícula, trancamento, cancelamento e abandono do curso).

DA MATRÍCULA
A matrícula nos cursos de graduação ofertados pela ESMAC estará aberta aos candidatos que tenham concluído o ensino médio ou equivalente e que tenham sido classificados em processo seletivo, conforme estabelece o Art. 44 da Lei 9.394/96.
 O aluno ingressante na ESMAC garantirá seu vínculo com a Instituição no momento em que se habilitar junto à Secretaria Acadêmica, nos prazos estabelecidos em Edital próprio.
 Os portadores de diploma de graduação superior devidamente registrados, poderão ser matriculados em vagas remanescentes de um novo curso afim, desde que aprovados em processo seletivo simplificado, conforme definição constante em Edital específico.
A renovação da matrícula nos períodos letivos subsequentes ao da primeira matrícula será de caráter obrigatório para todos os alunos da ESMAC e será efetivada nas disciplinas definidas nos projetos pedagógicos dos cursos, sendo direito do estudante que estiver em dias com as suas obrigações financeiras e que manifestar desejo de continuidade de estudos.
Após a efetivação da matricula serão emitidos os diários de classe, em caráter definitivo, e, as modificações posteriores deverão ser autorizadas pela Direção Geral.
DO TRANCAMENTO DE MATRÍCULA
 Aluno poderá requerer o trancamento de matrícula em até dois semestres consecutivos ou três alternados, desde que não exceda a dois anos.
Será admitido, também, o trancamento parcial, em até duas disciplinas do semestre, obedecido o prazo definido no calendário acadêmico.
São condições para que o aluno possa requerer o trancamento de matrícula:

• Estar em dias com as parcelas vencidas até a data da solicitação;
• Estar cursando o segundo período ou períodos subseqüentes.

DO CANCELAMENTO DE MATRÍCULA
09. O cancelamento da matrícula encerra o vínculo do aluno com a instituição. A qualquer momento poderá ser solicitado, desde que o aluno esteja em dias com as parcelas vencidas até a data da solicitação.

DO ABANDONO DO CURSO

10. A matrícula será cancelada automaticamente quando o aluno deixar de realizar a renovação, perdendo o vínculo com a ESMAC.

11. Caso haja pendência, no semestre anterior, de alguma prestação vencida e não paga, no caso de abandono de curso, em conformidade com o Contrato de prestação de Serviços Educacionais, a ESMAC poderá:

• Encaminhar o nome do responsável financeiro para o Serviço de Proteção ao Crédito;
• Promover o protesto da dívida;
• Proceder   cobranças administrativas.

 INSTRUÇÃO NORMATIVA N°02/2004
 (Registro e Freqüência dos discentes)

Abaixo descrevem-se os procedimentos relativos ao registro da Freqüência dos discentes, às Atividades Curriculares,

• A freqüência é obrigatória  conforme o Art. 47 da Lei 9.394/96.
• A freqüência mínima exigida para aprovação é de 75% da freqüência total às aulas e demais atividades acadêmicas
• Salvo os casos amparados por Lei, não será concedido abono de faltas por qualquer que tenha sido a razão do impedimento da presença à aula.
• Aos estudantes sujeitos ao serviço militar será procedido o tratamento especial, amparado pelo Decreto 41.475/57 e pelo Decreto Lei 715/69.
• O estudante terá direito, em caráter de excepcional, ao Exercício Domiciliar -, isto é, a compensação da ausência às aulas através de exercícios com acompanhamento do Curso, compatível com o estado de saúde e as possibilidades da ESMAC, nos seguintes casos:
• Aluna gestante a partir do oitavo mês de gestação, com laudo médico atestando a impossibilidade da freqüência às aulas.
•  Aluno com incapacidade física ou doença intecto - contagiosa.
• O exercício domiciliar será compatível com o estado de saúde do estudante, dentro das possibilidades da Instituição e deverá resguardar a qualidade do trabalho acadêmico.
• Não será concedido o tratamento excepcional, em exercício domiciliar, ao aluno inscrito nas atividades curriculares que ofereçam estágio curricular, práticas laboratoriais ou aquelas cuja execução só possa ocorrer em ambiente escolar.
• As questões de natureza religiosa não justificam o abono de falta, conforme os Pareceres CES/CNE 336/00.
• Os estudantes atletas, de acordo com o Art. 85 da Lei 9.615/98, deverão ter harmonizadas as atividades desportivas com os interesses relacionados ao aproveitamento e à promoção.

INSTRUÇÃO NORMATIVA N°03/2004
(Transferência de Alunos Regulares para Cursos Afins)

TRANSFERÊNCIA EXTERNA.

01. A transferência é a passagem do vínculo que o aluno tem com o estabelecimento de origem para a ESMAC e poderá ocorrer de dois modos:
I - Obrigatória;
     II - Facultativa.
02. Transferência obrigatória, será concedida a qualquer época do ano e independente de vaga, ao aluno vinculado a Instituições de Ensino Superior, de origem congênere, que seja servidor público removido ex-offício.

03- No caso de transferência ex-officio, o aluno deverá comprovar por documento público, que foi transferido com mudança de domicilio.

04. Decorridos 25% do início das aulas do período em que se der a solicitação, o pleiteante será matriculado no período letivo imediatamente subseqüente.

05. A transferência facultativa dependerá da existência de vaga e será concedida conforme as seguintes condições:

• não será permitida a transferência de curso de curta duração para curso de graduação ( Parecer n°1.298/80 – CFE);
• somente será aceita a transferência para o mesmo curso ou para cursos afins ( Art. 49, Lei 9.394/96)

Para iniciar o processo de transferência para a ESMAC há necessidade do requerente estar regularmente matriculado  na instituição de origem e de ser expedida a Declaração de Vaga no curso pretendido. Do mesmo modo, para iniciar o procedimento de transferência da ESMAC, deverá ser emitida a Declaração de Vaga pela IES que irá receber o aluno, para  que seja processada a transferência..

A documentação pertinente à guia de transferência deverá conter:

• Indicação do ato de autorização ou de reconhecimento do curso;
• certificado e histórico do ensino médio;
• documentos pessoais do aluno;
• histórico escolar com as disciplinas cursadas até o momento da transferência; informações sobre a estrutura curricular do curso de origem;
• período letivo em que se encontra;
• notas obtidas, freqüência,
• carga horária das disciplinas,
• sistema de avaliação do rendimento escolar;
• assinatura das autoridades competentes;
• programas das disciplinas cursadas ( Portaria MEC 975/92).

08. A documentação da transferência deverá ser, necessariamente, original e tramitar entre as instituições por via postal (Portaria MEC 975/92).

09. Não poderá ser procedida a efetivação da matrícula do aluno transferido sem prévia consulta direta e escrita à instituição de origem, para que seja atestada a regularidade de ensino do postulante ( Portaria MEC 975/92)..
10.O aluno em processo de transferência poderá freqüentar as aulas na ESMAC, em caráter provisório, , enquanto tramitar o pedido, até o prazo máximo de vinte dias (Portaria MEC 975/92).

TRANSFERÊNCIA INTERNA

11. A transferência de curso e de turno será permitida mediante solicitação no Protocolo, o referido pedido deverá ser analisado pelo Coordenador do Curso pretendido.

12. Poderá haver transferência dentro da ESMAC, entre cursos afins, obedecida a época determinada no calendário acadêmico.

13. Para efeito de transferência interna entre cursos afins, será examinado o histórico escolar do aluno e procedida a análise da documentação para verificar a viabilidade da troca de turno.

14. Poderá ser solicitada, através de requerimento, a troca de turno em um mesmo curso, desde que a Secretaria Acadêmica confirme a existência de vaga.

15. O período para a análise das solicitações de transferência será definido no Calendário Acadêmico.

INSTRUÇÃO NORMATIVA N°04/2004
(Avaliação do desempenho acadêmico)

01. Na avaliação do desempenho acadêmico será observado o seguinte:

• Serão conferidas notas de 0(zero) à 10(dez);
• Será aprovado por média, o aluno que alcançar um total de 16 pontos nas duas avaliações parciais (NPC);
• Será submetido ao exame final (NEF) o aluno que obtiver um mínimo de 8 e pontos na somatória das duas avaliações;
• A média final será atribuída tendo o exame final e a média das avaliações anteriores peso 5.

02. Não será aprovado o aluno que:

• Tiver freqüência inferior a 75% do total  aulas;
• Não alcançar o número de pontos exigidos.

03. Para aferição de notas, o professor poderá submeter o aluno às diversas e continuadas formas de avaliação tais como:

• Provas escritas
• Projetos
• Relatórios
• Seminários
• Painéis   
• Pesquisas bibliográficas e de campo   
• Estudos de  caso
• Outros, aprovados pelo Colegiado.

04. O aluno que deixar de comparecer às avaliações, deverá solicitar no prazo de 72 horas, contados da data falta, a realização de segunda chamada.
 06. Somente serão processados, analisados e resolvidos pleitos de revisão de provas ou trabalhos escritos, exclusivamente nos casos em que:

• Trabalho escolar; exista séria dúvida ou manifesto indício de erro da identificação do seja possível sustentar dúvida razoável quanto a inconincidência do processo de correção e a atribuição de nota com o gabarito respectivo;
• No caso de provas que não permitam o gabarito, a reclamação deverá fundar-se na inconincidência entre a explicação do professor sobre o que considerou resposta certa e a atribuição final da nota;
• seja  requerida em até 48 horas depois da divulgação dos resultados.

 07. No processo avaliatório o professor é obrigado a:

• Apresentar à sua turma, no inicio do período letivo, o plano de trabalho e os critérios das avaliações das atividades;
• Divulgar as notas, debatendo com a turma o resultado das atividades avaliatórias, e entregando-as aos alunos, quando constituírem trabalhos escritos, em um prazo de 10 dias.
• Entregar as atividades avaliatórias parciais, tornando o aluno responsável por sua guarda e conservação.

• As atividades avaliatórias serão registradas em atas, contendo o nome do aluno, sua assinatura, a data de realização da atividade, a disciplina, a avaliação em graus numéricos, assinatura do professor. As atas serão arquivadas na Secretaria Acadêmica. As atas de freqüência de provas não poderão ter rasuras ou incluir nomes de alunos sem a previa outorização da secretaria acadêmica.

  08. As notas atribuídas às avaliações não poderão ser modificadas, exceto quando houver revisão oficial e regular.

SEGUNDA CHAMADA

09. O aluno terá direito a prestar prova em segunda chamada, por disciplina, referente a primeira e segunda avaliação, desde que haja solicitado em até 72 horas após a realização da prova, apresentando documento comprobatório, em caso de doença.
10. O estudante trabalhador que deixar de comparecer a uma das avaliações definidas nesta Instrução normativa, deverá anexar ao pedido de segunda chamada, declaração emitida por pessoa jurídica ou pessoa física que seja comprovadamente sua empregadora.

ABREVIAÇÃO DA DURAÇÃO DE ESTUDOS

11. Os alunos que tenham extraordinário aproveitamento de estudos, demonstrado por meio de provas e outros instrumentos de avaliação específicos, aplicados por banca examinadora especial, poderão ter abreviado a duração de seus cursos, conforme estabelece  o parágrafo 2° do Artigo 47 da Lei 9.394/96.